即使你工作努力、意图良好，仍可能给你的直接下属带来压力或挫伤其积极性。作为管理者，你有责任为自己和团队努力改进时间管理方面的缺陷。这不仅能减少每个人的压力，鉴于优秀管理者对员工留任的重要性，这也可能影响人员流失率。或许你清晨醒来时，并不会想着：“我要怎样才能让下属苦不堪言呢？”
    但根据美国人力资源管理协会（SHRM）的一项调查，84%的员工认为，能力欠佳的管理者会制造不必要的工作和压力，而这些管理者最有待提升的三项技能之一就是“时间管理与任务分配”。根据我为客户提供时间管理教练服务的观察，糟糕的时间管理是导致管理不善的一个重要因素。当你无法掌控自己的时间时，最终往往会压垮你的团队、制造不必要的紧急状况，并忽视提供必要的支持。
    如果你在时间管理方面存在困难，很可能会产生负面的连锁反应。程度较轻的话，可能只是团队会开玩笑地接受你开会总是迟到10分钟这个事实。而严重的话，你可能会让为你工作的人身心俱疲：我曾有一些时间管理教练客户，他们经历过焦虑、抑郁、高血压、颞下颌关节紊乱症和自身免疫性疾病的急性发作，而根源正是那些在时间管理上存在更严重问题的管理者。
    即使你工作努力、意图良好，仍可能给你的直接下属带来压力或挫伤其积极性。作为管理者，你有责任为自己和团队努力改进时间管理方面的缺陷。这不仅能减少每个人的压力，鉴于优秀管理者对员工留任的重要性，这也可能影响人员流失率。我识别出了管理者在时间管理上普遍存在不足的五个关键领域，以及相应的改进方法。毕竟，成长和改变的机会始终存在。
缺陷一：分配任务时，对团队产能毫无概念
    作为管理者，你理应为团队成员分配和委派工作。但当下属的工作量达到或超过其承载极限时，若你未能察觉，便有压垮团队的风险，可能导致不可持续的超长工时、工作质量下降，在某些情况下，他们甚至会因感觉注定失败而陷入瘫痪。
    要避免这些问题，应建立一个集中的记录体系，用以追踪每个人的当前工作、你的委派任务以及他们的剩余产能。你可以为每位直接下属建立一个共享任务清单，并在每次指派新任务时更新。如果管理更复杂的项目，可以使用一些工具来建立项目并分配任务。
    随后，定期与团队一起审视这些任务管理系统。这可以在每周例会或一对一会议中进行。如果团队成员提出顾虑，不要搪塞或期望他们“自己解决”。应指导他们如何确定优先级、设定边界、提高效率，以此提供帮助。
缺陷二：在已知事项上，最后一刻才求助
    因你未提前告知团队某项任务而制造不必要的紧急状况，是在加速他们的职业倦怠。诚然，有时最后一刻的赶工无法避免。但在其他所有情况下，请运用以下策略。一旦知晓新任务，立即自问：我可以委派这个任务吗？如果可以，尽快委派。例如，你可以立即转发一封邮件，并附注请你的直接下属安排时间与你讨论如何完成此事。
    对于大型项目，应有总体的路线图，概述关键交付成果和里程碑。如果不存在，应与团队共同创建。你需要一份清晰、整合的文档，列明截止日期、各时间点需完成的事项、负责人以及最终拍板人。这些路线图将让每个人清楚了解项目进展，以及为按时完成所有工作所需的事项。
    此外，在日历中设置每季度或每月底的周期性提醒，用以审查路线图及其他即将到来的承诺（如投资者演示或会议）。这有助于你在任务变成紧急状况前进行委派。提前数周甚至数月告知团队你需要完成某事，远比在周五突然告知下周有会议需要演示文稿要好得多。
缺陷三：未与上级管理层明确优先级或设定边界
    如果你对老板的每个要求都说“是”，你的团队将负担过重、不堪重压。为团队服务的最佳方式之一，是清晰了解与你的部门战略目标一致的、最高优先级的任务。（如果运用上述策略，你应已拥有这些路线图。）
    当新的潜在计划或项目出现时，不要立即将其作为附加任务接受，而应与上级管理层沟通，探讨这些新事项的优先级是高于还是低于团队成员当前的工作。例如，你可以说：“这听起来是个很棒的主意，但据我了解，我们本季度的战略重点是A、B、C。是我们的优先级改变了，还是我们应该将这项新计划推迟到下个季度？” 或者：“我的团队目前已经满负荷运转。您希望我们降低哪项工作的优先级，以便为这个新项目腾出空间？”你的上级可能不总是欣赏这种反馈。但你的团队会心怀感激。

缺陷四：永远找不到人
    大多数人都不喜欢被微观管理。但他们确实希望知道，在需要支持和指导时能够找到你。将定期的一对一会议纳入你的日程并信守承诺，让团队成员感觉有专属时间向你提问、获得反馈、对齐重点。根据其需求，你可以每周与某人会面多次，或低至每月一次。将这些会议标记为周期性事件，并尽可能避免取消。
    此外，设立“办公时间”，在此期间你的实体或虚拟门向团队敞开。利用这段时间处理邮件等简单任务，以便在有人来访时能轻松转移注意力。如果有人临时求助，请立即给予他们全神贯注的关注。
    让团队成员知道在紧急情况下如何联系你，并尽可能及时回应。你无需24小时待命，但有时他们确实需要尽快得到答复。在这些情况下，告知他们短信、即时消息或其他沟通方式哪种最佳。
缺陷五：不给予认可和积极反馈
    回复每位团队成员关于每个项目的进展，可能感觉耗时。但点滴的认可却能产生深远影响。盖洛普的数据显示，在过去一周内收到有意义反馈的人中，80% 的人全身心投入工作。
    如果因忙于赶工而难以顾及认可团队，可以从小事做起。可以简单到在确认收到交付物时说一句：“非常感谢。已收到，我会审阅。” 这有助于避免团队成员向你发送成果后却石沉大海，误以为你不在意他们的工作或认为他们做得不好，从而导致士气低落。
    当你有机会审阅某项工作并认为某人做得很好时，亲自或通过信息给予积极反馈。有时你过于专注于从待办清单上勾掉任务并转向下一件事，以至于忘了邮件附件背后是一个活生生的人。永远不要假设人们知道你欣赏他们的工作。
    最后，在适当的时候，给予应得的赞扬。在演示前花几分钟思考，谁是对项目贡献最大的人。如果是团队共同努力的结果，记得说明这一点，可以大大降低你的直接下属感到不满的可能性。如果你在自己的管理行为中识别出上述五个问题中的一个或多个，现在就是采取行动的绝佳时机。当你理顺了自己的时间，你对团队成员时间的安排将更加务实和尊重。你的压力会减轻，而你的团队也会为此感谢你。