作为管理者，你有责任为自己和团队努力改善时间管理上的不足。这不仅能减轻大家的压力，鉴于优秀管理者对留住员工至关重要，这或许还会对人员流动率产生影响。本文总结出了管理者在时间管理方面常出现的五个关键不足，以及克服它们的方法。

    你早上起床时，大概不会想“我该如何让我的下属痛苦呢？”但根据SHRM（美国人力资源管理协会）的一项调查，84%的员工认为，管理能力欠佳的管理者会制造不必要的工作和压力，而他们最需要提升的三大技能之一就是“时间管理和任务分配”。从我辅导客户的经验来看，糟糕的时间管理是管理不善的一个重要因素。当你无法掌控自己的时间时，你可能会让团队负担过重，制造不必要的紧急情况，以及忽视提供必要的支持。
    如果你在时间管理上存在困难，这些问题可能会产生负面的连锁反应。往轻了说，团队可能会开玩笑似地接受你开会总是迟到10分钟这个事实。往重了说，你可能会让为你工作的人身心俱疲：我曾有一些接受辅导的客户，他们因上级管理者严重的时间管理问题，而出现焦虑、抑郁、高血压、颞下颌关节紊乱以及自身免疫疾病发作等情况。
    即便你工作努力且用心良苦，你仍可能给下属带来压力或打击他们的积极性。作为管理者，你有责任为自己和团队努力改善时间管理上的不足。这不仅能减轻大家的压力，鉴于优秀管理者对留住员工至关重要，这或许还会对人员流动率产生影响。我总结出了管理者在时间管理方面常出现的五个关键不足，以及克服它们的方法。毕竟，成长和改变的机会总是存在的。

缺陷1：分配工作时完全不顾团队的承受能力

    作为管理者，你需要给团队成员分配和委派任务。但总有那么一个节点，你的下属会达到或超出他们的工作能力极限。如果你没意识到他们已达到极限，就可能让团队负担过重，这会导致工作时间长得难以持续，工作质量下降，在某些情况下，甚至会让他们因觉得注定失败而陷入瘫痪。
    为避免这些问题，建立一个集中记录的地方，记录每个人在做什么、你委派了什么任务以及他们还剩多少工作能力。你可以为每个下属创建一个共享任务列表，每次分配新任务时都添加进去，比如使用Outlook任务或Todoist 这类工具。或者，如果你管理的是更大型的项目，可以通过Microsoft Project、Asana和Monday.com等工具来设置项目并分配任务。
    然后，定期与团队一起查看这些任务管理系统。你可以在每周的员工会议或一对一会议上进行。如果团队成员提出担忧，不要置之不理或指望他们“自己解决”。通过指导他们如何确定优先级、设定界限以及提高效率来帮助他们。

缺陷二：对早已知晓的事情临到最后才求助

    因为你之前没告知团队某项任务，从而制造出不必要的紧急情况，这会让他们迅速走向职业倦怠。没错，有些时候不可避免会有紧急任务。但在其他所有情况下，可以采用以下策略。
    一旦意识到有新任务，问问自己：“我能把这个任务委派出去吗？” 如果答案是肯定的，尽快委派。例如，你可以立即转发一封邮件，并附上说明，让下属与你约个时间，讨论如何完成这项任务。
    对于较大的项目，应该有一些总体路线图，概述关键的可交付成果和里程碑。如果没有，就和团队一起制定。你需要一份清晰、整合的文档，记录截止日期、到这些日期需要完成的任务、负责完成工作的人员，以及在最终确定前需要谁签字批准。这些路线图能让每个人清楚了解项目进展到了哪一步，以及为了按时完成所有工作接下来需要做什么。
    此外，在每个季度末或月末的日历中设置定期提醒，查看路线图和其他即将到来的任务，比如投资者演示或会议。这能帮助你在任务变成紧急情况之前就进行委派。提前几周甚至几个月告知人们你需要他们完成某项任务，远比在周五突然告诉他们下周有个会议，需要一份幻灯片要好得多。

缺陷三：没有与上级管理层明确优先级或设定界限

    如果你对老板的每一个要求都答应，你的团队就会过度承担任务，不堪重负。为团队服务的最佳方式之一，就是明确与你所在部门战略目标一致的最高优先级项目。（如果你采用了上述策略，你应该已经制定好了这些路线图。）
    那么，当有新的潜在计划或项目出现时，不要马上把它们当作附加任务接受，而是与上级管理层讨论这些新项目与团队成员目前正在做的工作相比，优先级是高还是低。你可以这样说：“这听起来是个很棒的主意，但据我了解，我们本季度的战略重点是A、B和C。我们的优先级有变动吗？还是我们应该把这个新计划推迟到下个季度？” 或者说：“我的团队目前工作已饱和。您希望我们降低哪些工作的优先级，以便为这个新项目腾出空间？”
    你的上级管理者可能并不总是欣赏这种拒绝，但你的团队会对此心怀感激。

缺陷四：总是找不到人

    大多数人不喜欢被微观管理。但他们确实希望知道，在需要支持和指导的时候能够找到你。把这一点融入你的日程安排中，定期与团队成员进行一对一沟通并确保落实，这样他们会觉得有专门的时间向你提问、获取反馈并明确工作优先级。根据他们的需求，你可以一周和某人沟通多次，也可以一个月沟通一次。将这些沟通标记为定期活动，并尽量减少取消的次数。
    此外，设置“办公时间”，让团队成员可以找你，无论是当面还是线上。利用这段时间处理邮件之类的简单任务，这样当有人来找你时，你能轻松转移注意力。如果有人来找你帮忙，立即给予他们充分关注。
    让团队成员知道在紧急情况下如何联系你，并尽可能及时回应。你不必随时待命，但有些时候他们确实需要尽快得到答案。在这种情况下，告诉他们发短信、即时通讯还是其他沟通方式最合适。

缺陷五：不给予认可和正面反馈

    要对每个团队成员关于每个项目的工作都做出回应，这似乎很耗费时间。但一点点认可就能起到很大作用。盖洛普的数据显示，在过去一周收到有意义反馈的人中，80%的人全身心投入工作。
    如果你在忙碌中难以顾及认可团队，那就从小事做起。简单确认收到交付的成果就可以，比如“非常感谢。我已收到，会进行查看。”这样当下属给你发了东西却没收到回应时，能避免他们觉得你不在乎他们做的工作或者认为自己做得不好，从而失去动力。
    当你有机会查看某项工作，觉得某人做得很好时，当面或通过信息给予正面反馈。有时你太专注于把一项任务从待办事项清单上划掉，接着去做下一件事，以至于忘记了邮件附件那头是实实在在的人。永远不要以为人们自然而然就知道你欣赏他们的工作。
    最后，在适当的时候，要论功行赏。在做演示之前，花几分钟时间想想谁是项目的最大贡献者。如果这是团队共同努力的结果，记得点明这一点，这能大大降低下属产生怨恨情绪的可能性。
    如果你在自己的管理行为中发现了这五个问题中的一个或多个，现在就是采取行动的好时机。当你把自己的时间安排得井井有条时，你会更现实地对待并尊重团队成员的时间。你自己压力会更小，团队也会为此感谢你。