个人知识管理探索

     知识是人类在生产、生活和科学实验中所获得的关于事物本质和运动规律的认识。对个体而言，知识是一个不断发展、变化和更新的结构系统，其发展符合布鲁克斯的知识增长方程，该系统由记忆、认知、能力等子系统所构成。个人知识管理是利用个人知识管理的方法和技巧，充分整合自己的各种信息、知识资源，提高工作效率和处理问题的能力，从而增强个人竞争力。世界瞬息万变，要想在知识经济的世界里成为时代的弄潮儿，就必须实施终身学习，做全新的“学习人”并不断地进行自我超越。掌握个人知识管理技巧，建立和不断完善个人知识系统结构，从而获得并提高生存和发展能力，必将成为新世纪人们重要的理念、行动与基本素质。
　　
　　个人知识管理技巧
　　
　　1、信息、知识检索技巧。在个人知识管理中，信息检索的技巧既包括技术要求较低的咨询技巧(如向内行咨询和如何提出问题等)，也包括充分利用互联网的搜索引擎、电子图书馆的数据库和其他相关数据库查找信息的技巧。为充分掌握信息检索的技巧，个人必须对搜索的概念、数据库知识和实际检索技能等有充分地掌握。
　　
　　2、信息评估技巧。这种技巧不仅指个人可以判断信息的质量，而且还包括能判断这种信息与自己遇到的问题的关系。
　　
　　3、信息、知识的组织技巧。这种技巧包括用不同的工具把各种信息、知识组织起来。在网络环境中，可使用电子文件夹、相关数据库和网页的办法来组织它们；在手工操作环境中，应该会用卡片、文件夹、记录本、剪报、抽屉等比较原始的方法来组织它们。
　　
　　4、信息分析研究技巧。信息分析研究就是对数据(资料)进行分析并从中得出有用的结论。常用的信息分析研究方法有三种：创造思维法(变换角度法、聚焦思维法、辐射思维法头脑风暴法等)、逻辑思维法(判断、比较、分类、分析与综合等)和数学方法(平均数统计、指数统计、动态统计、指标统计、文献计量等)。较为先进的数学分析法是建立和应用模型，通过大量的数据分析从而得出信息间的关系。电子表格和各种统计软件提供了分析信息的方法，但在建立各种分析软件模型和研究、分析的工作过程中，人却是最重要的。
　　
　　5、信息表达技巧。信息表达的最重要方面是受众。信息表达无论是通过Power Point、网站还是通过文本及任何其他形式，大部分工作应围绕如何让受众理解、记住并能与表达者互动上。
　　
　　6、信息安全保证技巧。信息安全涉及开发、应用信息的秘密，信息质量与信息安全存储的方法和技巧等。经常用到的如密码管理、备份、档案管理、防火墙等都是保证信息安全的方法。
　　
　　7、信息交流、协同技巧。信息技术的发展为组织和部门间的信息交流、协同工作提供了强有力支持。有效利用这种技术不仅要会使用这类工具，而且要充分理解交流、协同工作的各种原则和内容。譬如社交礼仪、网络礼仪等就是个人知识管理中信息交流、协同的一类重要知识。
　　
　　个人知识管理系统架构
　　
　　基于简单有效、经济实惠和容易使用的原则，个人知识管理系统应包括信息网络和知识系统两个部分。
　　
　　1、三维信息网络架构。根据普鲁克斯知识增长方程：k(s)+△i=k(s+△s)(k(s)代表个体原有的知识结构，△i表示信息增量，k(s+△s)表示个体在吸收新信息后所形成的新的知识结构。)表明，知识是通过获取信息而得到增加的，而所获信息的信息量(或知识量)又与接收者原有的知识结构(或知识总量)密切相关。获取大量有用信息是个人知识增长和完善知识结构的关键，也是进行个人知识管理的基础。个人信息网络代表其收集信息的能力，数据的多少与品质的好坏成为决定知识产出品质的重要影响因素。一般而言，个人知识管理至少应该建立三个方面的信息网络：人际网络、媒体网络和Internet资源网络。

     其中，人际网络是一种无形的网络，它是个人学习知识和获取信息的一个重要途径。人际网络的建立和维持并不容易，一旦建立起来必须十分珍惜并认真加以维护。人际交往中可以学到很多书本和学习软件中学不到的知识——隐性知识。人际圈子越广，结交人员的素质越高，可以学到的知识就越多越好。因此，要扩大自己的交往圈子(多个朋友多条路，少个仇人少堵墙)，多与贤良和高手为友，经常与之交流、沟通和讨论以提升自己的人品、知识和能力层次。通过电视、广播、杂志与报纸等媒体网络往往可以获得最新的信息和新闻。要结合自身的学习、工作需要，使主要媒体来源的数据讯息及时到达自己的工作桌面，促进自己的知识结构良性发展。目前，Internet已成为人们进行学习和工作的重要工具。应利用互联网进行学习，善用搜索引擎，充分利用IE的收藏夹，为个人知识管理系统服务。
　　
　　2、个人的知识系统架构。从个人知识管理的角度上说，知识系统架构就是储藏知识的架构。知识架构的系统化有助于将收集到的资料有效储存和快速索取。
　　第一，对所需管理的信息和知识进行分类。如人际交往资源(联系人通讯录、每个人的特点与特长等)、通讯管理(书信、电子信件、传真等)、个人时间管理工具(事务提醒、待办事宜、个人备忘录等)、网络资源管理(网站管理与连接)、文件档案管理等。对信息、知识的分类、索引，应根据自身需求，以“需要什么信息，如何最快找到它”为原则。操作时可根据工作和学习的专业科目来划分，也可参照图书馆文献的分类方法。
　　第二，选择合适的知识管理工具。对个人来说，针对不同的信息可以采用不同的工具，不必采用统一入口，只要简单易用，适合自己就行，比如邮件管理，通讯录管理；还有就是知识内容的管理，可以采用WIKI和BLOG等。
　　第三，建立个人知识库。在知识库中，所有知识都以目录结构分类存放。可以设置一个临时目录来存储那些无法及时处理的信息和知识，待以后再分类。此外，文件命名应简单明了、见名知义并辅以数字编码、时间和来源等。还要建立文件安全、资源删除与更新，交流与共享的规则，以文件形式妥善保存，并在以后的实践中逐步扩展和完善，逐渐建立起自己的知识结构体系。选择有效的个人知识管理工具，对所有资源进行分类、命名以后，就可以将信息、知识分批放入个人知识库。个人知识库建立起来之后，能够快速而方便的访问至关重要。一个可以借鉴的方案是网络日志，这种个人发布系统现在越来越多的被用作个人知识管理系统。随着知识的不断丰富和能力增强，也要持续不断地对个人知识库进行维护和管理。一般而言，个人应主要作好以下工作：增添新的学习资源和知识类别；删除、修改和更新部分资源；进一步完善个人知识管理准则；协作学习以便交流和共享知识；在知识管理的实践过程中，逐步完善个人知识结构。
　　第四，应用已有的知识。在个人知识管理上，不能只关注知识积累，而不注重知识能量的释放。知识学习和积累的目的是使用(包括个人使用和共享)，并在知识的利用、交流中创造新的知识。在知识利用上，一些传统的方法可能对个人知识管理有所帮助，例如归纳和演绎。要想利用已有的知识，既可以在个人占有的大量知识基础上进行归纳；也可以对原有知识进行演绎，帮助新的实践。个人知识管理中知识的利用方法现在还处于探索阶段，因为它涉及不同个体的知识背景、生活环境、价值观念等多种因素，比较复杂。一般来说，应用知识可遵循以下规则，一是信息、知识收集，把与问题有关的资料找到，在互联网时代这一点并不难做到；二是进行消化吸收，也就是阅读有关资料，包括向专家请教并把这些东西转化为自己的隐性知识；三是建立可比较的模型，以专业知识为基础，设计出比较及评价方案并实施评估，评估报告将完成知识应用过程。此外，头脑风暴、专业论坛、沙盘模拟甚至聊天谈话等也都是知识评估、选择、应用的方法，可以帮助个人进行知识加工，形成应用知识的规则意识。