什么是团队管理（四）
团队操作规程
关于团队管理我们已经说了很多了。将上面的所有理论总结起来，有下列13条操作规程是可以使团队运行避免发生困境的保证。通过拟订和执行这些操作规程，团队可提高其工作效率，减少陷入看不见的陷阱的可能性。
（1）以用户为中心的规程。
（2）目的明确的原则。
（3）指导原则。这个原则反映了团队成员普遍应遵循的核心或指导意见。指导原则有助于团队成员把精力集中在公司的最佳长远利益上。由于，团队面临的许多问题本来都是模糊的，容易使人混淆，更难以取舍。所以，本规程建立和使用的原则，能使团队把精力集中在最重要的核心问题上。
（4）建立公认的限制条件。限制条件是指团队解决问题和做决定时必须考虑和遵循的约束和限制。限制条件给团队提供了不经上级批准即可直接处理问题的范围框架。限制条件特别说明了诸如资金、人力和期限的问题。限制条件旨在提供有关事宜限制的重点和解说。限制条件尽管还不能阻止团队成员们犯严重的错误，但如果应用得当，它会给团队提供很大程度的自主权，并能避免"超出限制范围内"的、能导致公司犯严重错误的决定。
（5）有效会议和相互交流的习惯。
（6）职责分明。一个团队有效运作所担负的职责范围存在于三个级别上。第一级是懂得什么责任和知识是全体团队成员都应具备的。这些基本要素应包括诸如专门经营知识、主要人际交往的技能、团队工作基本技能、工艺技术；第二级是团队中一小部分人现有的团队专门技能和知识。专门成分包括那些不适用于交叉训练，但对团队完成工作目标又是必须的任务；第三级是发展。发展范畴中确定的任务是那些团队应该精通的，但目前又无能力掌握的领域。明确划分职责有助于通过说明最小期望值为团队成员提供工作重点，但无论如何也不应限制团队成员们在将来扩展其职责范围。
（7）工作责任清楚。当工作项目确定后，谁应该做什么，什么时候去做都要规定得清清楚楚。要分清什么决定需要得到全团队人员的支持，什么决定必须由个人或小组立即做出。
（8）决策机制。团队成员要知道，什么时候他们有权当场做出决定以处理用户关心的问题或紧急情况。团队成员还要能辨别哪些是需要全体参与和支持的问题，所有团队成员都应参加这个问题的讨论，对所采取的行动全体人员应意见一致。
（9）解决问题的机制。任何高效率团队所具有的一个关键技能就是解决问题的能力。这条规则不仅仅是要识别问题的存在，或找出可取的解决方法，而且还包括负责实施一个能完全解决这个问题的措施。
（10）提高工作效率的反馈信息。
（11）重新设计工作方式。在改进工作设计时，团队成员首先必须非常清楚用户的要求棗不管他原来是内部还是外部用户。在明确了用户需求的情况下，我们一旦确认无意义附加步骤，需进一步加以审查，然后从工作流程中删除。通过删除这些步骤，整体工作程序就变得简单而又有效。
（12）学习与持续发展。高效率团队能从他们过去经历过的事情中学到很多东西，并能迅速转化成所学知识。一个不变的准则就是学习和实践是取得不断进步的惟一手段。团队成员们要经常设计一些概念模型，共享实践经验，这些经验告诉人们他们学到了些什么。他们怎样应用所学到的知识来解决实际问题或利用未来的机遇。
（13）操作规程的不断应用和发展。公司机构是动态的、一直变化着的有机组织。因此，没有一个机构是一直有效运转的，或者说真正地处于最佳工作状态的。团队要定期按每一个操作规范和发展计划评估其优势和弱点，以不断改进工作。
激活成熟的团队
在团队中，熟悉往往滋生冷漠，成功往往会导致自满，成熟会带来对新观点和革新思想的保守、封闭态度。如何来重新激活成熟的团队？
（1）使团队成员做好对付成熟问题的准备。提醒团队成员，他们不是独一无二的，所有成熟的团队都会面临成熟的问题。在最初的安乐生活逝去、冲突表面化的时候，他们不应该沮丧或失去信心。
（2）进行新型培训。在团队陷入困境时，团队可以在以下几个方面给予团队成员以培训：在沟通、解决冲突的技能方面；在团队互动过程方面。这些培训有助于问题的解决，有助于团队成员重新获得自信，增强彼此之间的信任。
（3）鼓励团队把它们的发展看做是一个不断学习的过程，像全面质量管理一样，团队应该把自己的发展看做是一个不断寻求完美的一部分，团队千方百计地寻求改善的方式，面对团队成员的担心和挫折，把冲突作为一个学习的机会。
通常，项目小组可以按子系统或职能进行划分，这里主要讨论项目团队的具体人员构成以及有效的激励方式。
项目小组构成
这里所说的项目小组是指项目团队的基层单位，例如，一个大项目开发团队可以分为总体组、软件开发组、硬件网络组、测试组等若干个项目小组。
图1 大型IS项目基层项目小组构成
首先，每个项目小组的人数不能太多，否则组员之间彼此通信将占用大量的时间。此外，通常我们不能把一个子系统划分成大量独立的单元模块，如果项目小组人数太多，则每个组员所负责实现的单元模块与其他成员的接口将更复杂，不仅出现接口错误的可能性增加，而且系统测试也会变得既困难又费时。
一般说来，每个项目小组的规模应该比较小，以2～9名成员为宜。如果项目属于中小型规模且建设时间在一年以内，那么项目小组可以采用工作包负责人制。工作包负责人既负责该工作包的日常管理工作，同时又是该工作包的技术负责人，在其他成员中再挑选一位为助理，协助工作包负责人做好各方面的工作。
如果项目属于大中型规模，建设时间在一年以上，那么就必须考虑项目建设人员因各种原因发生变动的情况。这时，项目小组具体构成最好如图1所示。这里的系统开发人员既可以是程序员，也可以是测试员。
采用这种按技术水平分层的构成模式主要基于两点考虑：第一，信息系统建设中既有创造性很强的事务，也有经验性很强的事务和照葫芦画瓢的简单性事务，如果所有活动都让高级人员去完成，则导致成本上升，造成人力资源的浪费，还会引起高级人员的不满；第二，由于项目建设时间太长，容易发生人员更替，并且由于信息系统开发技术主要靠“干中学”，中级和初级开发人员在系统建设过程中会成长起来，如果一旦发生上一层次人员变动，下层人员由于一直参与项目的研发，基本上可以“无缝”地接手工作。
如果项目小组成员不发生人员更替，则项目小组的整体素质将随时间的推移而提高，从而使项目的进度加快。一般来说，初、中、高级人员最初的薪水可以按类似3∶7∶10的比例定位。当然，随着初中级人员技术水平的提高，他们的薪水也应该不断提高，因为他们在同样时间内可以完成更多、更复杂的工作。
把握团队成长规律
信息系统项目团队的成长与其他项目一样，一般需要经过四个阶段：
1．形成阶段
形成阶段促使个体成员转变为团队成员。每个人在这一阶段都有许多疑问：我们的目的是什么？其他团队成员的技术、人品怎么样？每个人都急于知道他们能否与其他成员合得来，自己能否被接受。
为使项目团队明确方向，项目经理一定要向团队说明项目目标，并设想出项目成功的美好前景以及成功所产生的益处；公布项目的工作范围、质量标准、预算及进度计划的标准和限制。项目经理在这一阶段还要进行组织构建工作，包括确立团队工作的初始操作规程，规范沟通渠道、审批及文件记录工作。所以在这一阶段，对于项目成员采取的激励方式主要为预期激励、信息激励和参与激励。
2．震荡阶段
这一阶段，成员们开始着手执行分配到的任务，缓慢地推进工作。现实也许会与个人当初的设想不一致。例如，任务比预
震荡阶段的特点是人们有挫折、愤怨或者对立的情绪。这一阶段士气很低，成员可能会抵制形成团队，因为他们要表达与团队联合相对立的个性。
因此在这一阶段，项目经理要做导向工作，致力于解决矛盾，决不能希望通过压制来使其自行消失。这时，对于项目成员采取的激励方式主要是参与激励、责任激励和信息激励。
3．正规阶段
经受了震荡阶段的考验，项目团队就进入了发展的正规阶段。项目团队逐渐接受了现有的工作环境，团队的凝聚力开始形成。这一阶段，随着成员之间开始相互信任，团队内大量地交流信息、观点和感情，合作意识增强，团队成员互相交换看法，并感觉到他们可以自由地、建设性地表达他们的情绪及意见。
在正规阶段，项目经理采取的激励方式除参与激励外，还有两个重要方式：一是发掘每个成员的自我成就感和责任意识，引导员工进行自我激励；二是尽可能地多创造团队成员之间互相沟通、相互学习的环境，以及从项目外部聘请专家讲解与项目有关的新知识、新技术，给员工充分的知识激励。
4．表现阶段
团队成长的最后阶段是表现阶段。这时，项目团队积极工作，急于实现项目目标。这一阶段的工作绩效很高，团队有集体感和荣誉感，信心十足。团队能感觉到被高度授权，如果出现技术难题，就由适当的团队成员组成临时攻关小组，解决问题后再将相关知识或技巧在团队内部快速共享。
这一阶段，项目经理需要特别关注预算、进度计划、工作范围及计划方面的项目业绩。如果实际进程落后于计划进程，项目经理就需要协助支持修正行动的制定与执行。这一阶段激励的主要方式是危机激励、目标激励和知识激励。
需要要强调的是，对于信息系统建设人才，要更多地引导他们进行自我激励和知识激励。当然，足够的物质激励是不言而喻的，它从始至终都是最有效的激励。
激励的结果是使参与信息系统的所有成员组成一个富有成效的项目团队，这种团队具有如下特点：
● 能清晰地理解项目的目标；
● 每位成员的角色和职责有明确的期望；
● 以项目的目标为行为的导向；
● 项目成员之间高度信任、高度合作互助。
总之，科学地管理团队有助于项目按期、按质完成。 |
