工程项目管理中档案资料质量的控制

    工程项目管理是以工程项目为对象的系统管理，通过一个临时性、专门性的柔性组织，对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。它可以被称为一项复杂的管理过程。
　　
　　1 施工图设计文件质量的控制
　　
　　施工图设计文件由设计院编制，是现场施工的依据，也是编制竣工图的依据。银川市行政中心项目有宁夏回族自治区建筑设计研究院有限公司、陕西艺林装饰工程公司、北京港源建筑装饰工程公司、西安四联建筑智能化有限公司、宁夏爱华建筑装饰有限公司、南京消防建筑工程公司等多个设计单位设计，各设计单位有其独特的编制方式，如宁夏建筑设计研究院有限公司的设计文件在图别号中填写专业，不再在图标中增加“专业”栏，同时图纸目录包含各专业分目录。因行政中心项目存在大量的施工图文件变更内容，各设计院所出的施工图文件变更单也基本存在工程名称、单元名称、项目号、图号等与规定的有所差异，编号混乱、重号、缺号情况特别普遍，同时，代材单、变更单不注明原图号，给最后编制竣工图增加了很大的难度。
　　
　　2 现场设计变更及签证的控制
　　
　　2.1 现场设计变更的控制 现场设计变更是指，由于某种原因，需要变更原有施工图等设计文件资料时，由设计单位做出的修改设计文件或补充设计文件的行为；现场设计变更的提出，应有设计单位、承包人、发包人或监理单位提出书面的设计变更申请和建议书时，并填写《工程变更申请表》，变更申请表的内容应包括变更的原因或依据、变更的内容及范围、变更引起的工程量及投资估算的增减、变更对工期等相关工作的影响、必要的附图及计算资料等。在设计变更的审查和实施中，无论参与工程建设哪一方提出设计变更申请，监理单位都应根据设计工程变更引起的合同工期、质量、进度、造价等要素进行审查，提出书面设计变更方案意见交发包人审查同意后，由发包人交由原设计单位提出设计方案及估算，然后经发包人同意后，由原设计单位负责完成具体的设计变更工作，并签发出正式的设计变更通知书，监理单位对设计变更通知书进行核实并经发包人批准后，对承包人下达工程变更令，由承包人组织实施。
　　2.2 现场签证的控制 现场签证，是指由于施工现场的各种原因，出现了与合同规定的情况、条件和事实不符的事件，需要明确并作为工程其他有关程序的依据和前提条件时，由发包人与承包人签字确认的备忘文件的行为。现场签证应分门别类、尽量做到分部分项或以单位工程、单项工程分开；现场签证单多的一定要进行编号。
　　
　　3 厂家档案质量的控制
　　
　　厂家档案资料由厂家提供，经采购方验核后移交，有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容，包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别，有国产和进口之分，资料本身复杂繁多，加之涉及厂家多，各厂家提交的资料又各有其特点，情况复杂，给厂家资料的验核工作增加了不少难度。一般情况下，商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求（也有未明确提交资料的）。银川市行政中心建设项目厂家档案资料包含了即甲方采购及总包单位采购的部分。对于甲方采购部分，银川市行政中心建设办公室工程部及档案负责人经过一段时间艰苦的摸索，略有成效，基本上能保证主要的资料收集齐全，基本上做到按要求领取及验核。并结合经验，主动出击，避免随机资料不齐，给归档工作增加难度。在没有合同或协议的情况下，对照设计图纸，了解采购情况及应提交的资料，争取在工作中处于主动，及时做好催交工作，迫使业务人员重新重视，对照合同或协议检查厂家资料，完善所交资料。对于总承包项目，档案部门曾寄希望于总承包单位的规范管理和有效控制，只是在合同中予以明确和规范，在施工过程中只是针对易于忽视的问题做了适当的提醒，结果发现厂家不按合同汇总移交，总承包单位质检人员不认真把关，造成随机资料归档不齐。虽然最终总承包单位不得不为此付出代价，但在一定程度上影响了归档时间。针对总承包项目厂家资料质量有所失控的情况，银川市行政中心建设办公室工程部及档案负责人及时完善了做法。①规范合同内容；②全面了解施工图纸中应采购的设备仪器仪表情况，并进行汇总；③要求总承包单位及时移交商务合同及其技术附件，并把资料内容补充到汇总表中；④要求供使用及专业管理部门的资料提前移交，以掌握厂家资料提供的进度和初步审核资料情况，及时做好反馈和督促总承包单位进行完善，尤其是做好厂家现场安装调试资料的及时收集。
　　
　　4 施工文件质量的控制
　　
　　做好施工文件的质量控制，档案、资料人员、建造师（项目经理）、监理工程师等都各有其责任，档案人员从档案的角度进行把关，其他方是从工程上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，应承担比档案人员更大的责任，即不只是从档案的角度把关，也要从工程的角度把关。项目资料员从工程角度进行把关，与建造师（项目经理）和监理工程师的把关，有一定的互补性——资料员清楚项目共包含哪些的内容（图纸），现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。档案资料管理是工程管理的一部分，工程的内容体现在项目图纸之中，若干套图纸构成一个完整的项目，这一点，项目管理、资料管理和工程监理都必须清楚，因而，项目管理单位应做好：下达计划要科学，图纸发放要严格按计划，资料的归档严格根据图纸的发放情况，如此环环相扣，方可做好资料工作。进行施工文件的质量控制，主要分以下几步。①对照合同、计划及图纸发放情况，验核竣工图及设计变更单是否齐全；②验核交工记录是否齐全；③验核设计变更是否已全部在施工图上体现；④验核所有资料是否符合归档的要求，包括：表格的填写、会签、盖章，综合卷册及专业卷册组卷是否合理，竣工图的折叠是否符合规范等。档案资料质量控制包含在整个项目管理的过程中，上述的一点尝试虽不愧为行之有效的办法，但在实际的操作中，遭遇的困难也是显而易见的，主要有：①由于项目复杂，涉及多套装置或单元同时进行，工期紧，在一切为了进度的前提下，出现了大量的设计变更。一方面，无论是设计单位编制最终版施工图还是施工单位编制竣工图，均不能全面反映真实的最终情况，遗漏现象较为严重；另一方面，建造师（项目经理）、质检工程师及监理工程师往往一人负责多个项目，现场任务重，未能尽职做好竣工资料的审核工作。②各施工及工程管理单位，大多不重视档案资料工作，施工单位虽然有资料员，但往往将资料员按最低的待遇，在一定程度上打击了人员的积极性。对项目管理单位而言，一方面，在施工阶段，需要和着现场紧张的节拍而忙着资料的验发，同时需兼顾归档的要求和为归档而准备，另一方面，在工程完工后，又要忙着交工资料的编制和审核，无休无止，成了整个项目阶段最饱和和繁忙的岗位，而资料岗位却是唯一的一个享受“二线”待遇的技术岗位（甚至低于招标和计划人员），因而，存在责任心不强、人心不稳的情况，一些资料员干脆就装聋作哑，不认真把关就直接移交档案馆，等档案馆发现问题再来解决。③如何在项目管理过程中进行档案资料质量的控制，对国内的工程项目管理来说是一个盲点，银川市行政中心建设项目不能独善其身。通过银川市行政中心建设项目的档案资料管理工作，解决此类问题的根本在于：将档案意识灌输给项目部每一位管理者和参与者，在规范管理和完善制度的同时，理解资料工作，正确对待资料工作，使工程项目中每个人员发挥最大的优势，尽职尽责地完成工程项目，规范的档案自然就水到渠成。