微软奇妙的人力资源信息系统

　　一、微软的人事管理系统

　　l.微软HeadTrax系统的发展历程。90年代中期，微软的人事流动管理系统主要由遍布全球的18个数据库和位于华盛顿州的中央数据库组成。微软的人力资源管理人员根据各种以纸张为媒介的人事变动文件更新这18个分布于各地的数据库，每周两次向中央数据库提供最新的人力资源数据，以便为公司高层提供统一的全球人力资源情况报告。

　　然而与IT行业变化异常迅速的外部环境相比，微软原有的人事流动管理系统的业务处理速度还是无法适应剧烈变化的形势，每周更新两次的数据常常满足不了公司频繁人事变动的需要。尤其是微软公司在90年代中期以后经历了一个快速增长的时期，随着微软在全球的迅速扩张，微软的员工也增加到了约3万人。急剧增加的员工数目和频繁的内部人员调动，给原本就不堪重负的微软人力资源系统带来了前所未有的巨大压力。

　　为了实现公司人事流动管理彻底的信息化，同时也为了配合微软ERP系统的运行，微软于1997年年末开发了一个应用程序Head-Trax，用于处理员工的招聘、晋升、调动或部门内的变动，牛津管理评论[oxford.icxo.com]消息：以取代公司原有的人事流动管理系统。微软的ERP系统主要由6大模块组成，而HeadTrax实际上是沟通微软公司的直线经理与其ERP系统——SAP R/3中人力资源管理模块的一个中介。HeadTrax从SAP R/3中调取最新的人力资源数据，供用户使用;而用户则直接在HeadTrax上进行操作，每天夜间由HeadTrax自动同SAP R/3交换数据。最初的HeadTrax只能允许用户以只读的方式使用系统中不涉及员工隐私的信息和浏览组织结构图。目前，HeadTax最新的版本运行于微软的Windows2000操作系统之上，主要的开发技术是微软的结构化查询语言——Microsoft SQL 2000。为了使得操作界面更加友好，增加软件的易用性，HeadTrax开发小组又使用了ActiveX控件、Visual Basic、MicrosoftExchange5.5和 Microsoft Visio 2000程序对HeadTrax进行润色。现在的HeadTrax使得用户能够在Windows2000操作平台上利用Mi-crosoft Explorer5.0浏览器以交互的方式处理一切人事变动事务，特别适用于装备了ERP系统的大中型企业使用。牛津管理评论[oxford.icxo.com]消息：

　　2.HeadTrax的工作流程。当一名直线经理做出人事变动安排后，HeadTrax系统会把申请调动的表格链接放到电子邮件中，按序发送到各个评审人的邮箱中。接着评审人对申请邮件做出评价，或是将申请邮件发还给申请人，要求进行修改;或是批准申请，让申请邮件沿着既定的路线继续前进。如此循环下去，让每一个与该项申请有关的评审人都能收到申请邮件，对申请事项进行审查。最后，HeadTrax可以自动将直线经理对组织结构和雇员职位的变更决策报告给相应级别的人力资源部门进行备案或者审批。任何一项人事变动都会以电子邮件的形式得到相关人员的审查和批准，直到完成这项变动。在HeadTrax被引入之前，大部分人力资源部门对人事变动申请的拒绝都是由于次要问题或编码错误等问题引起的，而HeadTrax几乎淘汰了那种拒绝。

　　3.HeadTrax的主要功能。

　　第一，使微软任何级别的经理能够迅速根据外界环境的变化调整部门结构与人事安排。微软的直线经理如果想要增加某一方面工作力度，比如说客户技术支持，他可以调用HeadTrax中的组织结构图，根据实际需要增加相关的岗位。然后可以以成本中心，或是以雇员职业生涯发展为索引查询雇员的有关情况，或是直接调出部门的组织结构图，直观地查询员工信息，以找到适合自己需要的人才。如果手头无法得到满意的人选，直线经理还可以使用HeadTrax生成一个人员需求表，由HeadTrax自动按照人员需求表上所列的条件与微软人才库ResTrac中的记录相匹配，必要时可以将招聘信息在微软招聘网页上公开发布，达到寻找最佳人选的目的。一旦有符合条件的人选，HeadTrax会给直线经理提供一个反馈信息，包括这个岗位的职务说明书和雇员接受新岗位的时间。同时，HeadTrax还会向人力资源管理部门发送包含有该岗位相关信息的电子邮件进行备案。 第二，使人力资源部门可以使用这个电子工具进行人力资源管理的趋势分析。微软的高级人力资源经理可以利用HeadTrax的统计功能来查看所有被拒绝的人事变动，看是否有征兆显示出经理们需要在人事问题上接受更多的教育。人力资源部门可以分析一个经营单位是否比其他单位有更高的人员流动率，还能看员工的离职是否存在共同的诱因。HeadTrax的自动功能不仅提高了经理们的效率，而且使微软的人力资源人员能够重新定义他们的作用。

　　第三，采用了数字授权的技术，使得一位经理能够把任何类型的人事申请的批准职责下放给其他人，从而提供了灵活性，又不把过程复杂化。例如，一位副总裁可以授权他(她)的行政助理批准日常的职务变动或人事变动，授权高级经理们批准他们领导的小组的报酬或晋升申请。HeadTrax提供的这种授权功能节省了高级经理花费在日常人事变动审批上的时间，使高级经理们可以将这些时间用于其他更加重要的事务。

　　因为使用了微软公司的ActiveX控件和Visual Basic等技术，HeadTrax系统提供了友好的登录界面，甚至无需对员工进行培训，即可让员工轻松地在系统帮助文件的协助下完成相关操作。同时，由于HeadTrax是基于Microsoft Windows NT技术和结构化查询语言SQL之上开发出来的，这一点使得微软公司可以方便地对HeadTrax进行升级，及时将最新的版本通过公司内部网络下载到员工的计算机中。HeadTrax还可以很好地与其他微软的办公软件集成，例如，用户可以将HeadTrax中的人力资源信息导入Microsoft Excel中，或是在HeadTrax环境下调用Microsoft Visio2000产生和修改组织结构图，并根据各种特征——如全名、电话、号码、办公室号码、部门编员等来制作特制的图表视图。
　　虽然微软暂时还无法统计出HeadTrax在消除丢失的或不完整的文牍和数据输入时间上给公司节省的时间和精力的确切数字，但是在使用HeadTrax之前，微软原先的人事流动管理系统每年最多也只能处理10000次人事变动。而到目前，HeadTrax每个月处理大约25000次人事变动，在24小时内就能够反映90%的不再需要经过人力资源部的评审和批准手续的人事申请。HeadTrax每天都能为微软ERP系统更新数据，也使得微软公司能够以相当于以前3倍的速度处理其他人力资源工作，并且促进和拉动了微软公司其他职能管理，诸如会计核算中关于工资薪金支付方面工作效率的提高。

　　二、人力资源信息系统及其作用

　　从以上对微软公司内部开发使用的人事管理软件HeadTrax的介绍，我们不难发现人力资源信息系统对提高企业运行效率的意义。在这里，我们将人力资源信息系统定义为一个旨在为人力资源管理决策提供必要的信息的计算机系统，包括相应的硬件、软件和数据库。企业使用人力资源信息系统来获取、存储、分析和传送有关企业雇员状况的信息。人力资源信息系统既可以作为直线经理日常工作的支持性工具，也可以为企业人力资源主管参与企业发展战略的制订提供必要的信息。企业使用人力资源信息系统的主要优势在于：

　　1.改善企业人力资源管理的效率。在使用人力资源信息系统之后，人力资源管理人员可以将数据的保存和分析计算工作交由相应的程序来处理，减少处理大量纸质文件的时间。更重要的是，雇员资料、考勤记录等人力资源数据记录工作的自动化可以大大提高人力资源管理工作的效率，一方面使人力资源管理者从繁忙的文件处理工作中解脱出来，腾出时间来考虑组织和雇员的实际需求。另一方面通过对人力资源数据流程的进一步改善，以期从相应的部门获得更多有价值的信息，为企业战略的制定提供帮助。这样，企业人力资源管理部门就可以真正实现从“成本消耗”部门向“价值创造”部门的转变。

　　2.提高企业人力资源管理的水平。企业使用人力资源信息系统的第二个好处是使企业的人力资源计划和控制管理定量化。人力资源信息系统的建设必然会要求企业提供适合于本企业雇员绩效考核、薪酬和福利管理等工作的一系列指标;人力资源信息系统提供的数据使得管理者在进行管理决策时能够做到有根有据，而不是依据经验和直觉做出决策，促进企业实现人力资源管理工作的科学化和规范化。比如，当企业人力资源管理人员进行雇员流动率分析时，传统的方法是用手工方法对企业不同业务部门雇员的教育背景和任职时间长短等因素进行考察。而在配备了人力资源信息系统之后，系统可以依赖相应的软件迅速对近期影响企业雇员流动率的关键因素进行排序。

　　3.增强企业员工的组织认同感。如果企业将人力资源信息系统建立为一个开放式的系统，对企业内不同的员工授予相应的访问级别，员工可以通过人力资源信息系统，比如说，呼叫中心和公司的局域网，来了解自己的医疗保障计划、累积休假，或是登记修改个人的信息，如结婚生育，资格证书的获取和申请公司内部空缺职位的意向等。例如，MCIWorldCOM有一个通过交互式声音应答系统和人力资源代表加以完善的呼叫中心，为员工提供了持续访问公司内部局域网，查看福利信息以及其他与工作有关信息的路径。公开的问卷调查显示，公司中大约98%的员工通过互联网界面修改和更新福利信息。通过这些措施，企业可以增加管理工作的透明度，赢得员工更多的信任，从而提高员工的组织认同感和忠诚度，促进生产效率的提高。

　　三、人力资源信息系统的建立

　　今天，各种各样的信息技术都可以为人力资源信息系统的建立提供帮助。比如，呼叫中心、局域网技术等。然而，应慎重地根据企业规模、发展速度和阶段、经营业务范围和地域以及企业信息化水平来选择合适的人力资源信息系统及其实现形式。例如，处于企业生命周期初级阶段的新兴企业，规模较小、发展速度较快而资金有限，可以采取外包的形式或是租用人力资源信息系统;而规模较大、增长稳定的、管理比较规范的企业则可以投资兴建自己相对独立的人力资源信息系统。一般来说，企业建立一套人力资源信息系统，需要经过以下几个步骤：

　　1.选择一套合适的人力资源信息系统。一个比较可行的方法是由企业成立一个跨部门的项目团队来负责组建人力资源信息系统，项目团队至少应当包括来自人力资源部门和信息化部门的员工，主要职责是统一负责评估人力资源信息系统使用者的需要，设计系统的功能和组成模块，选择系统供应商以及与系统供应商合作对系统进行调试。现代较为先进的人力资源信息系统都实现了模块化的设计，来自某公司的资料显示了2000年不同人力资源信息系统模块应用的百分比，如上图所示。

　　2.对相关人员进行培训。人力资源信息系统若要良好运行，还需要对相关人员进行培训。这种培训分为两个不同的层次：一是对企业人力资源管理人员进行系统应用和简单维护的培训，二是对企业中所有有机会接触系统的员工进行系统操作方法的培训，这种培训必须以授权访问系统权限的高低来加以区别。

　　3.保障系统的安全。现行的人力资源信息系统大都基于网络技术之上，因此，系统的安全问题显得尤为重要。企业要保证系统内有关员工隐私和健康状况的数据不被不具访问权限的人获取和篡改;另外，企业人力资源管理部门对员工绩效评估程序以及薪酬计划的制订等内部机密也应当得到有效的保护。