ERP财务知识之存货初始计量

    存货的初始计量，简单的说，就是企业取得某批存货时，哪些支出应该记入企业的存货成本，那些指出不计入存货成本，而直接记录当期损益。这个正确区分是非常重要的。因为这关系到企业库存存货金额是否准确，而且还涉及到企业成本的统计与计算。

    我在项目实施的过程中，发现就是因为在这方面不注意，把该计入成本金额的不计入成本金额，或者把不该计入的反而计入了，导致最后财务手工账与系统账对不上。最常见的就是增值税问题。这个问题我在下面的文章中将会详细讲述。 

　　其实存货的初始计量是财务管理的源头，若把这个搞清楚了，则后续的工作将会很容易操作。现在，我就结合金蝶、用友的财务管理软件及ERP软件，谈谈在项目实施过程中，在存货初始计量方面，需要注意的地方。 

　　一、外购存货的系统处理。 

　　如企业是一般纳税人企业，今天仓库收到供应商送来的一批货，单价1元，数量1000件，总金额为1000元，增值税金额为170元，随货付发票。另外，该批货运输费为100元，装卸费为50元。另因为该批货为进口货物，还发生了关税30元。 

　　这些发生的金额，哪些应该记入存货成本，哪些不应该记入呢？ 

　　一般来说，外购存货的成本，包括购买价款、相关税费及运输费、装卸费、保险费等等。但是，这里要注意，相关税费并不是所有的税费，对于不同的税种，要根据实际情况区分。如增值税，若企业是一般纳税人企业，则不应计入存货成本；但是，若企业不是一般纳税人企业，则应该记入存货成本。如关税，无论将来是否会发生退税（增值税）等，在企业取得存货时，都必须记入存货成本。所以，这批货物的存货成本应该为1180元。 

　　实施财务管理软件或者ERP软件项目要注意的点： 

　　1、货物的单价中是否包含增值税。财务人员可能喜欢把单价与税款分开，但是，在采购处理订单时，往往采购订单的价格中，包含了增值税的金额，用系统的专业术语，就是含税价。一般系统业支持这个功能。你只要在采购单中注明这个价格是含税的价格，则在财务的相关单据上，会自动把这个价格进行分离，剔除含有的增值税部分。也就是说，在计算存货成本时，会把增值税去掉。所以，这个关键就是顾问在需求调研时，要搞清楚采购询价的时候，价格中是否含有增值税，并且在系统中进行配置。这个千万不能马虎，特别是有的企业，采购询价一部分是含税价，一部分是不含税价，在资本基础资料时，要正确区分，否则的话，库存成本就会产生错误。而且，要命的是，这个错误很难查出来。 

　　2、企业的类型。那面我们谈到过，企业类型的不同，对于增值税的处理也不同。如一般纳税人企业，在采购时发生的增值税金额虽然是企业支付，但是，不应该记入企业采购存货成本，因为其在销售产品时，可以抵扣；而如果不是一般纳税人企业，则发生的增值税金额将全部记入采购存货成本中。所以，要注意。在系统初始化的过程中，要区分该企业到底是一般纳税人，还是小规模纳税人。因为在系统初始化中一进行设置，则在后续的处理中，信息化管理系统会根据这个设置，自动进行后续的工作。也就是说，在月底存货成本结转的过程中，会考虑公司的性质，从而来判断增值税该如何处理。 

　　3、运输费、装卸费的处理。运输费不同的企业有不同做法。如有的企业运输费是包含在采购价格中的，也就是说，供应商报价时，已经包含了相关的运输费用；而有的企业运输费是独立计算的。前者系统里好处理，因为运输费已经在采购价格中了，所以，不用进行额外的处理。若后者，运输费是独立计算的，则处理起来就比较麻烦。因为发生的运输费金额不能全部计入到存货成本。只要企业拿到正规的运输发票，则一般来说，7%可以抵税，也就是说，93%可以计入存货成本。若没有运输发票，则不行。所以，系统在处理运输费用时，会进行一些判断。如在ERP系统在入库单中，会提示仓库用户选择费用的类型，若用户选择运输费时，则会提示用户输入运输发票号码，若不输，则在考虑存货成本时，会把运输费用全部记入存货成本；若输入，则会扣除可以抵扣的部分。这是比较正规的做法。但是，有的企业认为这么做比较麻烦，或者发生的运输费金额比较少的话，他们处理起来，会采用比较简便的做法。如运输费每月结算一次而不是每批结算，有的甚至不计入存货成本，直接当作费用来处理。所以，实施顾问在推进项目时，要注意跟企业用户沟通，他们对于运输费的处理态度。只有正确了解用户的需求，我们顾问才能够对系统进行正确的配置。而装卸费相对简单一点，若企业直接装卸，就没有装卸费用的问题；若企业叫外面人装卸，那一般就直接计入到存货成本即可。 

　　4、关税的处理。企业的存货若是进口的，则一般关税都将记入存货成本。即使日后，产品用于出口，关税仍然将记入成本。 

　　5、商品流通企业的处理。运输费、装卸费、保险费对于生产企业来说，都要记入存货成本。但是，对于商贸流通企业，则又有不同。商品流通企业，按照旧的会计准则，是直接记入当期损益，而不计入存货成本；但是，新的会计准则作了修改，一般情况下，都要记入存货成本，而若费用较小，则可以计入当期损益。其实，无论记入那里，对于财务管理系统来说，不是难事。难的是，在系统实施前，要进行准确的定义，只有如此，通过系统的配置，以后才不会发生人为的失误，把应记入成本的不计入存货成本；不入成本的反而入了。 

　　6、还有一个麻烦的问题。就是万一供应商不是随货付发票该如何处理。这就关系到存货暂估问题，我后面将会专门写篇文章来讲存货暂估业务。 

　　7、最后一个要注意的就是运输费用、装卸费用、保险费用等是月结呢，还是按批结。按批结比较精确，无论从存货的价值还是后续的成本的统计等，都更加能够反映实际情况，但是，按批结的话，处理起来比较麻烦。若按月结，相当于把本月发生的费用都平摊到当月发生的所有进货上，不能反映出个别差异。无论是哪一种方式，我们作为顾问来说，只能建议，而不能干涉。 

　　以上就是外购存货成本的一些处理技巧。其实，也不是很难。根据我个人的经验，我觉得主要是细心与经验。若能够在需求调研的时候，能够把这些问题跟用户确定下来，那以后项目实施时，就可以按部就班的进行了。问题就是可能由于顾问经验的不足，有些问题在需求调研的时候，犯“想当然”的错误，或者犯“理论主义”错误。而没有考虑到用户实际操作可能跟书上讲的存在差异。 

　　二、自制存货成本的计量。 

　　自制存货的成本在原存货成本的基础上，要加上在生产过程中发生的人工费用与制造费用。这些费用到底如何归集，就是系统成本模块需要考虑的内容了。

　　三、采购价格与发票价格不一致的地方。 

　　有时候，企业的采购金额可能会跟发票金额会不一致。那应该以什么价格为准来确定材料存货成本呢？从会计准则来说，要以发票金额为准，来计算材料的存货成本。但是，在实际中，我们不能一棒子打死。 

　　如有一次，我在给客户实施项目时，发现其发票与采购单的金额不一致。一询问，原来在这张发票中，扣掉了上次退货的金额。按照正常处理，若发生退货事宜，退货的发票就要红字对冲。这还涉及到税务部门，所以处理起来非常麻烦。在实务中，经常是后续的进货中，直接扣掉了这部分退货金额。在发票上，就体现为采购金额与发票金额不一致了。所以，在系统上操作发票匹配业务流程时，就要注意有这种情况的存在。