突发事件下的应急财务管理系统

  既然突发事件发生了，且企业财务确实预计要受到其影响，那么企业应怎样进行财务管理呢？是否应该建立一套突发事件应急的财务管理系统？又如何去构建这样一个应急系统？怎样才能将突发事件造成的损失降到较低水平，值得深入研究和探讨。

    一、突发事件的分类

    1，企业内部原因引起的突发事件

    此类突发事件是由企业系统内部原因造成的，如企业产品质量问题、管理层严重决策失误、员工罢工、生产事故等原因引起的突发事件，从而给企业财务工作带来了压力，引发财务危机，出现的财务问题也较普遍。

    2，企业外部原因引起的突发事件

    这部分突发事件是因企业外部原因造成的。如“口蹄疫”、SARS、自然灾害、战争、市场突变、国家政策法规的调整、经济形势的起落、外汇的变化、技术的变革、产业竞争格局的巨变、政治文化的变化、合作伙伴的突变等原因引起的突发事件给企业财务带来危机。

    面对突如其来的财务危机，有些企业往往不知所措、无从下手，不能及时主动进行资产管理、资金运作，只会逆来顺受地坚持，最终可能导致资不抵债，财务问题十分严重，走向破产。下面这两个例子大家很熟悉：

    案例1：2003年春，突如其来的SARS把大家折腾得疲惫不堪，也把一些企业“折腾”破产了，但也“造就”一批企业，如生产消毒液、体温计、口罩等产品的企业，抓住关键时期，扩大生产，“一夜暴富”。成都地奥生产的两种胸腺免疫制剂可提高机体的防病抗病能力，缩短感染性疾病的治疗周期，成为抗非典的良药，而国内只有地奥等少数企业能生产此药剂。各方面对药品的需求猛增，每天接到数百个购药电话，而来自四面八方的客户带着现金前来购药。成都市防治非典小组协调办公室甚至动用协调令调集6万只胸腺肽，而当时地奥加班加点也无法满足市场需求。于是4月中旬地奥决定扩产，把生产能力提高到原来的10倍以上，为此举资千余万元。

    案例2：2001年9月3日，央视《新闻30分》报道了“年年出炉新月饼，周而复始陈馅料”的节目，将南京冠生园生产的陈馅月饼进行曝光。各地冠以“冠生园”的企业深受牵连，销售量锐减。当日下午，南京卫生监督所到冠生园进行采样，采集了10多种月饼进行化验。该厂的成品库，馅料库全部被卫生监督部门查封，各种月饼2.6万个及馅料500多桶被查封。当地商店从9月4日清晨开始，紧急将冠生园的各类月饼产品撤下柜台。央视曝光后，冠生园食品厂向所有经销商发了一份申诉材料，声声含冤。但出于对消费者负责，各商家决定暂停销售。许多商家向消费者承诺：已经售出的冠生园月饼无条件退货。购进冠生园月饼的商家也纷纷向厂家要求退货。2002年2月4日，南京冠生园以经营不善，管理混乱，资不抵债向南京市中级人民法院提出破产申请。这是一个因产品质量问题而引起的“致命”突发事件。从公司财务角度来看，用陈馅做月饼引起客户退货，成品库、馅料库被查封，资金无法回笼，最终资不抵债宣告破产。2004年1月14日，破产资产首次进行拍卖。

    上面这两个例子，分别是由外因、内因引起的突发事件。由于突发事件的影响结果不同，面临的财务问题也大相径庭。面对突发事件。加强财务管理应当注意的原则是：财务工作更应当统一领导、统一指挥、集中力量；财务信息批露要及时透明；要未雨绸缪，建立应急财务预警体系；强化全体员工的财务危机意识；建立突发事件管理计划。

  二、突发事件下的财务预算管理

    （1）针对突发事件的影响，利用从销售人员、采购人员搜集得来的信息，全面修改销售预算。

    （2）根据销售预算，编制特殊期的生产预算，并对搜集来的信息进行全面及时的分析。

    （3）根据生产预算，编制特殊期的直接人工、直接材料、制造费用、成本预算。在编制过程中，综合考虑事件的影响。

    （4）编制特别现金收入、支出预算，对突发事件的发生，预计要发生的支出，要特别加以重视。

    （5）由以上预算编制的预计利润表、资产负债表、现金流量表，作为特殊期的资料参考。

    三、突发事件下的流动资产管理

    1.特殊期现金管理

    在特殊期，现金储备太少，制约着企业的支付能力，增加了企业的风险，若出现了现金短缺情况，可能会严重影响企业的生产经营活动。故要加强现金控制，提高现金利用率，加快现金回笼。同时，严格控制支出，尽可能在不影响商业声誉、企业形象的情况下，延缓支出。更要注意以下两点：

    （1）通过编制特殊期的“现金及银行存款收付日报表”等报表，及时掌握资金的占用和周转情况，每天要检查现金库存情况。现金的结算情况，做到心中有数。

    （2）严格审核各项支出项目，特别重大支出项目，需要严格审查，规范支出的审批制度。

    此外，要做到日清月结，确保库存现金的账面余额与实际库存额相符，银行存款账余额与银行对账单余额相符，确保现金、银行存款日记账数额分别与现金、银行存款总账相符。总之，对于不利情况下的企业来说，应采取较稳健的现金管理方式，及时反映现金使用、周转情况，防止大量非必要的需求现金停滞在生产、销售领域，以应对突发事件急需现金的需求。

2.特殊期应收账款管理

    应收账款是市场竞争的产物，它能转化为资金，也可能变成坏账呆账。对受突发事件不利因素影响的企业来说，能否及时收到货款更加重要，在这种情况下，应收账款问题更加突出，若应收账款占销售收入的比重过大，且长期不能收回，必然使企业资金周转发生困难，资产的流动性下降，很有可能因对方不能及时归还货款，而陷入全面危机之中。如何管理应收账款，当然不只是在突发事件发生后才这样做，应该做好这方面的基础工作，长期加强应收账款管理，应该加强以下几方面工作：

    （1）划清楚应收账款的部门界限，即要明确应收账款的管理部门。现在，很多企业的应收账款由销售部管理。这样做是方便些，可是这样做存在着管理漏洞，由于缺少必要的控制环节或控制力不足，销售人员的舞弊现象自然就多了起来，要让一个销售人员自己对自己的业务进行公平客观的评价，这样的评价结果有多大可靠性？在发生突发事件的情况下，混水摸鱼的人更多了，这就更加危险了。显然仅由销售部门自己来管理的方式并不合理，这样往往容易造成舞弊的后果。也有多数人认为应该由企业财会人员来进行管理，因为他们对这方面业务较熟悉。但财务人员纵然对账务处理比较清楚，可对客户的具体情况并不是十分了解，盲目地全权交由财务人员来管理也并不科学合理。在实际工作中，应收账款管理是现代企业营销管理中的重要组成部分，是企业全程信用管理的核心所在。若一个企业对自己的客户不了解，他能做出赊销的决定吗？什么样的客户可以赊销？应选取多大的赊销额较适中？什么样的客户宁可降价也不能赊销？一切都得有个科学的分析，不能仅考虑关系，特别在这个危急时刻，灵活利用赊销手段，合理确定现金折扣与折扣比例，是在生死关头下企业快速反应，应对危机的良策。因而，在日常管理活动中，企业内部组织管理中就应该有这样一个专门研究营销策略、客户资信的机构来管理应收账款，即建立专门的收款部门，建立起适合自身特点的信用管理制度，不能直到发生了危机时，才知道去加强信用评估。

    （2）在会计核算上，应对应收账款实行辅助核算，建立应收账款核销制度。按照应收账款发生时间的先后次序，以及货款回收的先后次序逐笔核销，以准确确认应收账款的账龄；对于因质量、数量合同纠纷等没有得到处理的应收账款单独设账管理，进行特殊管理。

    （3）在财务制度上，要建立切实可行的对账制度。在突发事件的影响下，企业应根据业务量大小及时间等因素对应收账款定期进行核对，有必要每天都核对，特殊情况并由双方当事人签章，作为有效的对账依据；若发现差错应及时处理。

    （4）要对应收账款进行信用管理。企业应成立客户服务中心或者类似机构，主要负责对客户进行信用评价，对每一个客户进行分析，区分不同客户的信誉差别，结合产品市场占有率、市场需求状况及趋势变化等，合理确定每一个客户的赊销额和赊销期，多考虑突发事件的影响，由销售人员负责推销产品，由专门的收款部负责货款回收，并制定相应的考核办法，由单位财务部门监督货款回收情况，以达到内部控制的目的，减少舞弊行为的发生。

3.特殊期存货管理

    在突发事件影响下，特别是在满足紧急生产需要的情况下，更应尽可能降低库存成本，针对不同情形，相应采取适当的库存计价方法，将不利因素影响降到最低。随时了解库存实时信息，对市场需求作相应分析，确保库存物资既能满足生产经营需要，又不会发生短缺。

    （1）加强对生产经营必须的关键存货的管理，实时掌握各存货的当前库存量与控制限度的比例情况，判断当前库存是否超过限度。

    （2）在必要的情况下对一些库存商品及时清理，不要让这部分库存商品占用过多资金。只有彻底盘活沉淀在库存商品上的资金，企业才有可能把库存成本降下来，渡过难关。

    四、突发事件下的投资管理

    突发事件有可能给企业带来销售剧增，产品供不应求，大量现金流入，应收账款大幅度减少，出现良好的财务状况。而此时面临机遇，要进一步扩大生产，增加生产设备、人员、厂房等资源，这时风险随之而来，在突发事件的影响下，市场投资处于不确定状态之中，企业应怎样投资才能获得收益是一个财务难题。此时投资问题，应按投资运作程序来进行。

    （1）分析当前环境、形势与突发事件影响期长短，投资风险的大小，考虑企业的承受力，确立投资目标。

    （2）在目标明确的情况下考虑企业的技术、人力、经济等因素，提出多个备选方案。

    （3）通过搜集相关信息，对提出的备选方案，进行分析评价，充分考虑其确定因素和不确定因素的影响。

    （4）从备选方案中选出一个符合当前、未来情况的最优方案。在市场不确定因素的影响下，必须了解、平衡、限定各方面的风险，将各种投资方案详尽地提供给决策领导。

    由于突发事件的影响期不确定性，在投资方案的执行过程中，要及时根据市场变化，调整修正投资方案，而不能盲目死板地执行。

  五、突发事件下的财务关系协调

    突发事件的发生，往往引起财务关系紧张，这是由财务关系的社会属性所决定的。风平浪静时，看似融洽和谐的财务关系在此时往往变得剑拔弩张，这也符合市场规律，因各关系方所扮演的角色不同，总要尽力去维护各自的利益，难免要在此刻显得更赤裸些罢了。例如，默多克是世界著名的报业巨子，创建之初其债务遍于全球，共有146家债主，债务共有24亿美元。可在1990年，默多克向美国匹兹堡一家银行贷了1000万美元，默多克起初以为这笔短期贷款，到期可以付息转长期，延长贷款期限，因而在到期未加防范银行催款。但该行因所信传言，以为默多克的支付能力不佳，通知默多克到期必须全额偿付本息。默多克在澳洲资金市场上享有短期融资的特权，期限一周到一个月，全额可以高到上亿美元。但由于日本大银行在澳大利亚资金市场上投入的资金抽走，头寸收紧，无法贷到款。于是默多克回到美国。可此时美国的银行家都拒绝。商业信用将决定一个企业的生死存亡。若这1000万美元到期不能偿还，将引起多米诺骨牌效应，到时145家银行同时讨债，报业王国可就完了。默多克此时找到其最大债主花旗银行，花旗银行投入资金达14亿美元之多，显然若清算其受损最多。最后由花旗银行牵头对匹兹堡那家小银行施加压力，要它到期续贷，不得收回贷款。默多克有了充分时间调整与改善报业集团的支付能力，最终脱离困境。

    发生突发事件应尽快梳理自己的财务关系，搞清楚自己与债权人、股东、投资人、银行、税务部门、客户等之间的关系，多考虑自己的退路，怎样合理地利用这些关系，让他方能帮助企业摆脱困境。就像默多克通过与大投资人（花旗银行等）协商，使企业置于死地而后生。面对突发事件不要惊慌失措，不要因突发事件而疏远财务关系人，僵化财务关系，要与债权人洽谈融资，维持或延期、暂缓支付利息、资产所有权之转让及短期借款转为长期的可能性。争取供应商继续信用融资，以销货的某一百分比偿还应付账款，或以退抵消部分应付账款。与股东洽商增资的可能性，共渡难关。及时处理与银行、税务及债权人的关系，向他们反映企业所面临的困境及财务问题，以取得理解和支持，并要求他们进行债务的展期。延期纳税或提供短期周转性借款。同时，与债务人交涉，加速回收账款，清算个人欠款。总之，要争取维持生存的环境，将财务关系梳理清楚。做好后防线。

    发生突发事件时，应该尽快查明对企业产生不利影响的原因，预测出在事件进一步恶化的情况下，企业的资产与负债等项目的基本情况，弄清楚债权人，股东与供应商等各方面的损失，及早面对现实，尽快制定处理方案，配备相应的资源，该处理的尽快处理，该收缩的投资尽快收缩，需要节约的就最大限度地节约，不能心存侥幸，放任自流。而对那些由突发事件带来正面影响的企业，也要认真分析当前的形势，抓住机遇，合理投资，不能盲目扩大投资规模，应制定切实可行的投资计划，然后要尽快确定下一步行动方案，在投资上抢得先机，优化财务。突发事件对企业不管是正面的还是反面的影响，企业都应该高度重视，采取必要的财务行动，加强财务管理，使企业能够稳定、健康发展。