间窃贼与效率法则

【编者按】有效的时间管理需要我们认清各种有形的和无形的"时间窃贼"，这样，我们才能对症下药，避免时间的浪费。

但凡中小企业领导者和管理者，肯定都会经常思考这样一些问题：
　　
     1. 我们的经营管理水平是否在竞争对手之上？

　　2. 销售总任务能否提前完成，如果赶不上进度怎么办？

　　3. 我们产品的市场份额有无增长？

　　4. 企业或团队在创新作法上有无进步？

　　5. 团队士气怎样？

　　6. 员工培训后，专业知识、业务技能有无进步？

　　7. 沟通的管道改进了没有？

　　要解决好所有这些问题，都会涉及到一个很简单，但同时也非常重要的管理模式：时间的管理。让我们先从一个故事说起。

一个故事

　　    有两个到非洲考察的人徒步而行，一头凶猛的狮子朝着他们的方向跑起来。其中一个人马上从袋中拿出运动鞋穿上，另一人见状，只是摇头说：没用的，你怎么也不能跑得比他快！穿上运动鞋的人说：我当然知道，但在这关头，最要紧的是我要比你跑得快。

　　这个故事让我们联想到什么？是的，我们生活在一个激烈竞争，适者生存的商业社会，要继续发展，就不得不参与竞赛。这场竞赛显而易见的对手，可能是你的同僚，你生意上的竞争对手。不过，对你来说，他们都不难应付，最令你感到束手无策的对手往往是时间！

　　身处这样的状况，我们无法获得绝对优势，就像故事中的残酷现实：两个人跑得再快，也跑不过狮子。但是竞争社会中的我们，应该怀有另一个人的思想观念：纵使客观情况无法改变，但是我还可以比对手/同伴跑得快，从而减少我们的相对危险系数。

　　时间就好比故事里的那头狮子，穿上了跑鞋，也不可能逃开！这就像现实生活中的我们，虽然不断尝试走在时间的前面：做事尽量快一点，把工作时间拉长一点，但长一点以后再长一点，到了极限，心力交瘁，最后还是慨叹一句：什么也做不到，没有时间啊！

　　所以很多创业者甚而企业的管理者，虽然每天从早到晚，废寝忘食，没有家庭生活、休闲活动，每天埋头苦干，却还经常抱怨没有时间，时间不够。忙得团团转，结果却仍然沮丧、无奈、焦虑和懊恼。

　　怎么办？焦虑的你肯定急切的想要找到合理的解决办法，事半而功倍。

在了解怎样管好你的时间以前，不妨先回答以下列几个问题：

　　1. 你希望有更多时间做些什么？

　　2. 你想在哪一方面少花一点时间？

　　3. 你期望自己身上有些什么样的改变？

　　4. 了解了时间管理以后，你希望得到些什么？

　　思考你的时间价值

     现在让我们来看看你每分钟的时间价值：

　　中小企业领导与管理者可以测算出我们时间价值

　　每天___________元；

　　每小时_____________元；

　　每分钟_____________元；

辨别时间的窃贼

　　有效的时间管理需要我们认清各种有形的和无形的时间窃贼，这样，我们才能对症下药，避免时间的浪费。

　　1. 有形的时间窃贼

　　①无成效的会议；②他人的干扰；③沟通不充分；④资源不足或资源过多；⑤被迫等人；⑥无关紧要的文件及邮件；⑦交通阻塞；⑧混乱的档案系统；⑨混乱的桌面；

　　2. 无形的时间窃贼

　　①没有周详的组织和计划；②没有分清轻重缓急；③过于专注细节追求完美；④工作流程太繁琐；⑤善忘，经常丢三拉四；⑥犹豫不决，喜欢拖延；

　　我们应该从上述的时间窃贼中不断地去反思检讨，找出更多有效益的时间，帮助提高你的工作效率。

在此给你提供节省时间、提高效率十五法则
　　
    法则一：制定时间管理计划

　　①计划每月、每周、每日的行程表，在计划上所花的每件事将在实际操作中节省至少3个小时，而且效果会更好。

　　②设定每项活动的完成期限或跟进日期。

　　③制定应急措施，帮助应付意外情况。

　　法则二：养成快速的节奏感：不仅提高效率，节约时间，也能给人以良好的作风印象。

　　法则三：学会授权

　　法则四：高效的会议技巧

　　法则五：养成整洁、有条理的习惯

　　①据统计，一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。

　　②保持桌面整洁，桌面上只放当天要用的文件和物品，其他所有文件，物品按固定位置存放，要用时才拿出来。

　　③建立良好的文书档案系统，方便存档及查阅。

法则六：专心致志，有始有终

　　①不要让突然而来的想法、主意，影响手头上的工作，应把它记录下来，在方便的时候再考虑。

　　②尽量完成一项工作才开始另一项，切忌有头无尾。

　　需时较长的重要项目，应安排大块完整的时间，避免时断时续的工作方式。一是停顿下来费时，二是重新工作时，还需要花时间来调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。 　　

　　法则七：简化工作流程

　　①消除不必要的任务或步骤。

　　②合并某些任务或步骤。

　　③同步进行两项或更多的任务或步骤。

　　④将任务或步骤进一步细分。

    ⑤重新安排工作流程，使用更有效的工作方法。 　　

　　法则八：一次做好，次次做好

　　①所有文件、资料只经手一次便处理好，可以采取以下行动之一：

　　 A.归档 B.执行 C.传阅 D.废弃

　　②切记阅读后不做处理，留待下次再阅读、再处理的重复工作。

　　③保证工作的质量，避免返工带来的浪费。 　　

　　法则九：克服拖延、现在就做

　　① 人并不是因为跑得不快而赶不上火车的，而是因为出发晚了才赶不上的。

　　②应做而未做的事务不断给人压迫感，拖延者心头不空，因而时常感到时间的压力，使人心力交瘁，浪费了宝贵的时间。

　　③克服拖延的技巧,设定完成日期,制定具体的计划。

　　④安排跟进，设立奖励。 　　

　　法则十：当日事当日毕

　　制定每日的工作时间表，每天都将目标、结果日清日新。

法则十一：善用零散时间

　　①滴水成河，用分钟来计算时间的人，比用小时来计算的时间的人，时间多59倍。

　　②零散的时间可用来从事零碎的工作。例如坐车、等人时，就可以学习、思考、阅读、更新工作日程、简短地计划下一个行动等等。

　　③没有利用不了的时间，只有自己不利用的时间。 　　

　　法则十二：利用节省时间的工具

　　① 电话、电子邮件、传真、语音系统、电脑等。

　　② 使用电话时应开门见山，长话短说；打电话前应先列出讲话要点，以免遗漏。

　　③ 需要向一个以上的人传递信息时，应采用电子邮件，以避免重复浪费时间。

　　④ 提高使用日常电脑软件的技巧。 　

　　法则十三：高效的阅读法

　　①有目的地阅读。

　　②快速略读和重点详读相结合。

　　③归纳要点，在书上标记或记笔记。

　　④切忌逐字阅读。

　　⑤简化办公室的传阅资料。

　　法则十四：高质高效的睡眠

　　①培养随时随地入睡的能力。

　　②注重睡眠质量，不要只注重时间长短。

　　③利用白天瞬间睡眠，保持旺盛精力。

　　④心理训练，自我暗示与身心放松。 　　

　　法则十五：终生学习

　　通过学习提高本身的技能是提高效率的捷径。

　　①长期自学，定期参加各种研讨会。

　　②多方面搜集与专业有关的信息，更新自己的知识结构

　　③养成终生学习的习惯。

　　时间管理是一种习惯，也是一种心态。举凡有成就的管理人都有四个共通的特性，即①明确的目标，②积极的态度，③自我激励，④良好的时间管理。做好时间管理，亦就是做对的事情，把事情做对。中小企业领导人与管理者，要把时间管理好，就是要坚持你的既定目标，永不放弃。